Le système de facturation électronique e-Accounting permet une gestion comptable efficace des factures. Grâce au format XML, les factures électroniques sont traitées de manière automatique et standardisée. Un système résolument exemplaire !

Début 2013, Medialaan, la société qui gère notamment VTM et Q-music, a opté pour un système de facturation entièrement électronique. Steven Desloovere, Finance Applications Manager chez Medialaan, revient sur les tenants et les aboutissants de cette évolution.

Qu’est-ce qui a amené Medialaan à renoncer aux factures papier ?

« En premier lieu, le délai de traitement trop long des factures papier. En cas d’envoi postal régulier, il s’écoule au bas mot trois à quatre jours entre l’expédition et la réception du document. Le traitement de cette masse de papier monopolise également un grand nombre d’heures de travail. Chaque facture doit être traitée et scannée manuellement. D’autre part, on assiste depuis peu à une recrudescence de la fraude postale : les factures sont interceptées et les données bancaires modifiées. Par conséquent, au lieu de payer vos factures, vous transférez à votre insu de l’argent à des malfaiteurs. Les factures électroniques rendent ce type de malversation impossible.»

Quelles économies grâce à cette évolution ?

« Le traitement d’une facture papier coûte de 8 à 9 euros. En revanche, il se limite à peine à 1,5 euro pour une facture électronique. Aujourd’hui, notre philosophie d’entreprise nous amène à demander systématiquement à nos fournisseurs s’ils sont capables de gérer leur facturation de façon numérique. Dans le même ordre d’idées, toutes nos factures sont envoyées de manière digitale, pour autant que nos clients soient en mesure de les traiter électroniquement. Actuellement, 50 à 60 % de nos factures entrantes sont électroniques. Cependant, seuls 7 % d’entre elles sont entièrement convertis au format “full XML ”. De nombreuses entreprises se contentent d’envoyer leurs factures en PDF. Le terme “Full XML ” signifie que notre système est également capable de lire et convertir ces PDF sans intervention humaine (ou moyennant une intervention minimale). C’est donc totalement différent.»

Vous utilisez la plateforme « e-Accounting » d’Electrabel. Quelle plus-value apporte-t-elle ?

« Outre les avantages précités, cette plateforme garantit que toutes les données de la facture sont exactes. Notre système, mis en œuvre et sécurisé par Basware, recense toutes les données relatives à la consommation de gaz naturel et d’électricité afin de les comparer aux données de nos compteurs internes. Si une anomalie est constatée, nous sommes immédiatement au courant.»

De quelle manière l’implémentation par Basware s’est-elle déroulée ?

« Nous avons opté pour le modèle “many-to-many ”, qui comprend une sorte de “dictionnaire” permettant à votre système de “dialoguer” avec celui de vos fournisseurs et de vos clients. La terminologie de la facturation est loin d’être uniformisée. Certaines entreprises indiquent le montant global par le terme anglais (ou français) “TOTAL”», alors que d’autres utilisent le mot néerlandais “TOTAAL”. En réalité, un outil XML comprend un grand nombre de tags, ayant une signification propre dans chaque système. Les “dictionnaires” font en sorte que les différents systèmes et leurs tags soient reliés les uns avec les autres. Grâce au réseau “Basware BT Commerce Network”, nous interagissons avec différentes plateformes électroniques dans le but d’échanger des factures. Nous collaborons par exemple régulièrement avec le bureau d’intérim Adecco. Grâce à notre modèle “many-to-many”, il n’a pas fallu plus de deux jours pour que nos systèmes de facturation
soient reliés.»

En deux mots : êtes-vous satisfait ?

« Absolument. D’autant plus que la transition de la facturation papier à la facturation électronique s’est déroulée rapidement et sans encombre. Cerise sur le gâteau : cela nous fait gagner du temps et de l’argent. Autre avantage non négligeable : chaque document est disponible et consultable n’importe où et n’importe quand. Nous considérons ce système comme une innovation incontournable que chaque entreprise moderne devrait adopter. Dans l’optique de promouvoir ses différentes marques, Medialaan mise pleinement sur le numérique. Stievie, notre plateforme numérique permettant de regarder la télévision en différé, fait figure de pionnière en la matière. Les clients de Stievie en sont parfaitement conscients. Leurs factures sont envoyées exclusivement de manière électronique.»

e-Accounting

e-Accounting est un service de facturation destiné aux entreprises ou institutions qui doivent gérer d’importants volumes de factures. Ce service permet une gestion automatisée de la facturation, ainsi qu’une intégration de vos factures dans vos applications comptables, et ceci en toute sécurité. Vos transactions sont sécurisées par Basware. Extrêmement souple, le système s’adapte à la plupart des systèmes comptables. C’est vous qui déterminez le format des fichiers  (XML ou EDI) et qui ajoutez vos références afin d’accélérer vos recherches et de retrouver vos factures plus rapidement. 15 % de la clientèle d’Electrabel ont déjà choisi cette solution.

Avantages :

✔ Diminution des coûts de gestion de vos factures : jusqu’à 70 % d’économie (5 à 6 euros en moyenne)*
✔ Format standard XML
✔ Diminution du risque d’erreurs
✔ Implémentation rapide et souple par Basware
✔ Réduction du volume des archives
✔ Démarche écologique

Vous souhaitez bénéficier des avantages de la facturation électronique ? Plus d’infos

* Source : KPMG Rapport « Calcul de l’économie de charges administratives grâce à l’utilisation de la facturation électronique – 2013 »

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