e-Accountingsysteem is een efficiënt boekhoudsysteem. Dankzij het XML-formaat zijn de elektronische facturen automatisch en in gestandaardiseerde vorm verwerkt.

Electrabel biedt met zijn e-Accountingsysteem een efficiënt boekhoudsysteem aan dat mee evolueert met de wensen van de gebruiker. Elektronische facturen worden dankzij het nieuwe XML-formaat automatisch en in gestandaardiseerde vorm verwerkt. Een voorbeeld.

Begin 2013 schakelde Medialaan, het bedrijf achter VTM en Q-music, volledig om naar een digitaal facturatiesysteem. Steven Desloovere, finance applications manager bij Medialaan, blikt terug op hoe die evolutie is verlopen.

Wat heeft jullie ertoe aangezet om de overstap naar een ‘papierschuwe’ boekhouding te maken?

‘In de eerste plaats de lange doorlooptijd van de papieren factuur. Er zitten al gauw 3 à 4 dagen tussen verzending en ontvangst met de reguliere post. Ook bij de verwerking van al dat papier komen vele werkuren kijken. Elke factuur moet immers manueel worden gescand en verwerkt. Bovendien zien we de laatste tijd een toename van postfraude: facturen
worden onderschept en de bankgegevens worden aangepast, waardoor je dus zonder dat je het beseft geld overmaakt aan criminelen. Bij elektronische facturen is dat niet mogelijk.’

Welke besparing leverde die evolutie op?

‘Het kost 8 à 9 euro om een papieren factuur te verwerken. Voor een digitaal verzonden factuur is dat slechts 1,5 euro. Onze huidige bedrijfsfilosofie houdt in dat we altijd aan leveranciers vragen of ze hun facturatie digitaal kunnen afhandelen. Op dezelfde manier sturen wij onze facturen allemaal digitaal uit naar onze klanten, als ze die inderdaad elektronisch kunnen verwerken. 50 à 60% van al onze inkomende facturen ontvangen we momenteel elektronisch. Toch wordt slechts 7% helemaal ‘full XML’ digitaal verwerkt. Veel bedrijven denken immers dat ze helemaal mee zijn als ze hun facturen mailen in pdf-vorm. Full XML wil echter zeggen dat ons systeem die pdf ook automatisch kan inlezen en verwerken, zonder dat daar (veel) menselijke actie bij komt kijken. Dat is dus nog iets anders.’

Jullie gebruiken het e-Accountingplatform van Electrabel. Wat is de meerwaarde daarvan?

‘Behalve de eerder vermelde voordelen biedt dit platform ook extra garantie dat alle gegevens op de facturen kloppen. Zo leest ons systeem, dat geïmplementeerd werd door Basware, alle verbruiksgegevens van aardgas en elektriciteit in, om ze vervolgens terug te koppelen naar onze interne metergegevens. Klopt er iets niet, dan weten we dat direct.’

Hoe is de implementatie door Basware verlopen?

Wij kozen voor het many-to-many model. Daarbij zorgt een ‘woordenboek’ ervoor dat je eigen systeem kan ‘praten’ met de systemen van je leveranciers en klanten. De terminologie op facturen is immers verre van standaard. Sommige bedrijven vermelden het totaalbedrag bijvoorbeeld onder het Engelse ‘TOTAL’, andere gebruiken het Nederlandse ‘TOTAAL’. Eigenlijk is een XML tool gewoon een grote verzameling tags, die in elk systeem een eigen betekenis hebben. De woordenboeken zorgen ervoor dat al die verschillende systemen met hun tags verbonden kunnen worden met elkaar. Dankzij  het BT Commerce netwerk van Basware zijn we trouwens ook verbonden met verschillende andere elektronische platformen voor het uitwisselen van facturen. Wij werken bijvoorbeeld veel samen met uitzendbureau Adecco. Wel, dankzij ons many-to-many model waren onze twee facturatiesystemen na amper twee dagen met elkaar verbonden.’

Kortom: u bent tevreden?

‘Zeker. Temeer omdat de overschakeling van papieren naar elektronische facturatie zo snel en vlot is verlopen. Het feit dat we daar nu tijd en geld mee uitsparen, is natuurlijk mooi meegenomen. En het is heel prettig werken als je weet dat elk document op elke plaats en elk tijdstip beschikbaar en raadpleegbaar is. Maar we zien het ook als een noodzakelijke innovatie waarbij een modern bedrijf niet achterwege kan blijven. Medialaan focust voor zijn merken zeer sterk op de digitale markt. Stievie, ons digitaal platform voor uitgesteld tv kijken, is daar een schoolvoorbeeld van. Onze Stievie-klanten weten dat. Ook zij krijgen hun factuur uitsluitend digitaal opgestuurd.’

e-Accounting

e-Accounting is een elektronische facturatiedienst voor bedrijven of instellingen die een groot volume aan facturen moeten beheren. De dienst maakt een geautomatiseerd beheer van de facturatie mogelijk en zorgt ervoor dat uw facturen, in alle veiligheid, in uw boekhoudapplicaties worden opgenomen. Uw transacties worden beveiligd via Basware. Deze bijzonder soepele dienst is geschikt voor de meeste boekhoudsystemen. U bepaalt zelf het bestandsformaat (XML of EDI) en voegt uw referenties toe om later uw facturen sneller te kunnen terugvinden. 15% van de Electrabel-klanten heeft al voor deze oplossing gekozen.

De voordelen:

✔ Lagere beheerskosten voor uw facturen: een besparing tot wel 70% (gemiddeld 5 à 6 euro)*

✔ Standaardformaat XML
✔ Minimalisering van het risico op fouten
✔ Snelle en soepele implementatie door Basware
✔ Vermindering van archiefruimte
✔ Groen imago

U wilt ook genieten van de voordelen van elektronische facturatie? Meer info

* Bron: Rapport KPMG “Berekening van de besparing op administratieve lasten dankzij het gebruik van elektronische facturatie – 2013”

Facebook Comments